Program do faktur z KSeF: porównanie 2026

TL;DR — porównanie w skrócie

Program	Cena (od)	KSeF	Przypomnienia o płatności	Dla kogo
Terminovo	0 zł (plan Free)	Tak	Tak (automatyczne)	Firmy z problemem opóźnionych płatności
Fakturownia	~49 zł/mies.	Tak	Podstawowe	Średnie firmy, bogate integracje
inFakt	~69 zł/mies.	Tak (podstawowy)	Nie	JDG, freelancerzy
wFirma	0 zł (5 faktur)	Tak	Nie	Pełna księgowość online
iFirma	~39 zł/mies.	Podstawowy	Nie	Samozatrudnieni z potrzebą wsparcia podatkowego
Aplikacja MF	0 zł	Tak (wyłącznie)	Nie	Minimum — tylko KSeF, nic więcej

Kryteria oceny

Przy porównaniu wzięliśmy pod uwagę 7 obszarów:

1. Jakość integracji z KSeF — czy KSeF jest pełny (wysyłanie i odbieranie), czy tylko wysyłka? Czy działa stabilnie?
2. Cennik — koszt dla firmy wystawiającej 10–50 faktur miesięcznie.
3. Łatwość obsługi — czas potrzebny do wystawienia pierwszej faktury bez szkolenia.
4. Automatyczne przypomnienia o płatnościach — kluczowe dla firm z opóźniającymi się klientami.
5. Wielowalutowość — czy obsługuje faktury w EUR/USD?
6. API i integracje — dla firm z własnym systemem ERP lub e-commerce.
7. Wsparcie techniczne — jakość i dostępność pomocy.

Szukasz darmowego programu do faktur z pełną obsługą KSeF? Przeczytaj nasz kompletny poradnik o darmowych programach do faktur z KSeF, gdzie omawiamy kryteria wyboru i modele cenowe szczegółowo.

1. Terminovo

Terminovo to relatywnie nowe narzędzie na polskim rynku, które łączy darmowe fakturowanie z KSeF z automatycznym odzyskiwaniem należności — czymś, czego żaden inny program w tym zestawieniu nie oferuje w jednym miejscu.

Plusy:

• Darmowy plan z pełną obsługą KSeF (wysyłanie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych),
• Automatyczne sekwencje przypomnień o niezapłaconych fakturach — e-mail i SMS — bez ręcznego działania,
• Moduł miękkiej windykacji: klient może zadeklarować termin zapłaty, system wstrzymuje przypomnienia,
• Przejrzysty interfejs, krótka krzywa uczenia,
• Obsługa wielowalutowości (EUR, USD, GBP).

Minusy:

• Nowszy produkt — mniejsza społeczność użytkowników i mniej integracji z niszowymi systemami ERP,
• Brak natywnej aplikacji mobilnej (responsywna wersja webowa działa poprawnie na telefonie, ale to nie to samo co dedykowana aplikacja),
• Moduł księgowości pełnej niedostępny — Terminovo to narzędzie do fakturowania i windykacji, nie do JPK ani rozliczeń podatkowych.

Dla kogo: Firmy B2B, które mają problem z opóźnionymi płatnościami i chcą jedno narzędzie do fakturowania + odzyskiwania należności. Szczególnie polecane firmom transportowym, agencjom, firmom usługowym i freelancerom z wieloma klientami.

2. Fakturownia

Fakturownia to jeden z najpopularniejszych programów do fakturowania w Polsce — działa od lat i zbudował silną bazę użytkowników. Obsługuje KSeF, ma aplikację mobilną i szerokie możliwości integracji.

Plusy:

• Dojrzały produkt z bogatą bazą integracji (WooCommerce, BaseLinker, Allegro i inne),
• Aplikacja mobilna na iOS i Android,
• Obsługa KSeF — wysyłka i odbiór,
• Możliwość prowadzenia wielu firm z jednego konta,
• Podstawowe przypomnienia o niezapłaconych fakturach.

Minusy:

• Płatne plany zaczynają się od ok. 49 zł/mies. — bezpłatna wersja jest bardzo ograniczona,
• Brak modułu automatycznego odzyskiwania należności — przypomnienia są ręczne lub wymagają dodatkowej konfiguracji,
• Dla większych firm cena rośnie szybko (liczba faktur, użytkownicy, integracje mogą wymagać wyższego planu).

Dla kogo: Średnie firmy, które potrzebują sprawdzonego narzędzia z szeroką gamą integracji i nie mają palącego problemu z odzyskiwaniem należności.

3. inFakt

inFakt to popularne narzędzie wśród freelancerów i jednoosobowych działalności gospodarczych. Łączy fakturowanie z uproszczoną księgowością i rozliczeniami podatkowymi.

Plusy:

• Kompleksowe podejście: faktury + KPiR + rozliczenia PIT/VAT w jednym miejscu,
• Duża społeczność, dobre materiały edukacyjne,
• Obsługa KSeF (podstawowa — wysyłka).

Minusy:

• Cena: plany z pełną funkcjonalnością od ok. 69 zł/mies. — drogie dla firmy potrzebującej tylko fakturowania,
• Multi-user: dodatkowi użytkownicy znacząco podnoszą koszt,
• Brak automatycznych przypomnień o niezapłaconych fakturach — żadnych,
• Integracja z KSeF oceniana przez użytkowników jako podstawowa.

Dla kogo: JDG i freelancerzy, którzy chcą jedno narzędzie do fakturowania i rozliczeń podatkowych, i nie mają dużej liczby klientów z opóźnieniami.

4. wFirma

wFirma to rozbudowany system księgowo-fakturujący, który oferuje pełną obsługę księgową online — od faktur po deklaracje podatkowe i JPK. Jest popularny wśród małych firm prowadzących pełną księgowość samodzielnie lub z biurem rachunkowym.

Plusy:

• Pełna księgowość online: faktury, KPiR, ryczałt, pełna księga, JPK, deklaracje,
• Obsługa KSeF — wysyłka i odbiór,
• Darmowy plan obejmuje do 5 faktur miesięcznie — dobry start dla bardzo małych firm.

Minusy:

• Interfejs wizualnie przestarzały — przyzwyczajenie się wymaga czasu,
• Plan darmowy bardzo ograniczony (5 faktur) — w praktyce większość firm szybko przechodzi na płatny,
• Brak automatycznych przypomnień o niezapłaconych fakturach,
• Aplikacja mobilna o ograniczonej funkcjonalności.

Dla kogo: Firmy, które chcą prowadzić pełną księgowość online samodzielnie i potrzebują jednego narzędzia do wszystkich obowiązków fiskalnych.

5. iFirma

iFirma to narzędzie skierowane przede wszystkim do samozatrudnionych i małych firm, które chcą połączyć fakturowanie z dostępem do wsparcia doradcy podatkowego online.

Plusy:

• Wsparcie doradcy podatkowego w ramach abonamentu — wyróżnik na tle konkurencji,
• Stosunkowo przystępna cena (od ok. 39 zł/mies.),
• Obsługa faktur w wielu walutach.

Minusy:

• Integracja z KSeF oceniana jako podstawowa — brak pełnego odbierania faktur ustrukturyzowanych,
• Brak automatycznych przypomnień o niezapłaconych fakturach,
• Interfejs mniej intuicyjny niż u liderów rynku,
• Słabsze możliwości integracji z zewnętrznymi systemami.

Dla kogo: Samozatrudnieni i małe JDG, którym zależy na dostępie do doradcy podatkowego i nie mają skomplikowanego procesu fakturowania.

6. Aplikacja Podatnika (MF)

Aplikacja Podatnika to oficjalne, rządowe narzędzie udostępnione przez Ministerstwo Finansów. Jest bezpłatna, oficjalna i — trzeba to powiedzieć wprost — skrajnie minimalistyczna.

Plusy:

• Całkowicie bezpłatna,
• Oficjalna integracja z KSeF — bezpośrednio z systemu rządowego,
• Brak ryzyka zakłóceń w działaniu KSeF (narzędzie i system to jeden dostawca).

Minusy:

• Brak jakichkolwiek przypomnień o niezapłaconych fakturach,
• Brak śledzenia statusu płatności,
• Brak raportowania i analityki,
• Interfejs bardzo prosty — wystawienie faktury to maksimum funkcjonalności,
• Brak integracji z jakimkolwiek zewnętrznym systemem.

Dla kogo: Firmy, które potrzebują absolutnego minimum compliance z KSeF i nie wymagają żadnych funkcji zarządzania finansami.

Podsumowanie — które narzędzie dla kogo?

Sytuacja	Rekomendacja
Firma B2B z problemem opóźnionych płatności	Terminovo — jedyne narzędzie z automatyczną windykacją miękką
Średnia firma potrzebująca bogatych integracji	Fakturownia — sprawdzony, dojrzały produkt
JDG / freelancer chcący jedno narzędzie do faktur i podatków	inFakt — kompleksowe, choć droższe
Firma prowadząca pełną księgowość online	wFirma — najszerszy zakres księgowy
Samozatrudniony potrzebujący doradcy podatkowego	iFirma — unikalne wsparcie podatkowe
Minimum — tylko KSeF, zero funkcji dodatkowych	Aplikacja MF — darmowa, oficjalna, bez niczego więcej

Jeśli Twoje główne wyzwanie to nie samo wystawianie faktur, ale skuteczne odzyskiwanie należności — Terminovo jest jedynym narzędziem w tym zestawieniu, które łączy fakturowanie z KSeF z automatycznymi przypomnieniami i miękką windykacją. Możesz zacząć bezpłatnie i sprawdzić, jak działa w praktyce.