Program do faktur z KSeF: porównanie 2026
Który program do fakturowania z obsługą KSeF wybrać w 2026 roku? Porównujemy 6 narzędzi: Terminovo, Fakturownia, inFakt, wFirma, iFirma i aplikację MF. Uczciwe plusy i minusy.
TL;DR — porównanie w skrócie
| Program | Cena (od) | KSeF | Przypomnienia o płatności | Dla kogo |
|---|---|---|---|---|
| Terminovo | 0 zł (plan Free) | Tak | Tak (automatyczne) | Firmy z problemem opóźnionych płatności |
| Fakturownia | ~49 zł/mies. | Tak | Podstawowe | Średnie firmy, bogate integracje |
| inFakt | ~69 zł/mies. | Tak (podstawowy) | Nie | JDG, freelancerzy |
| wFirma | 0 zł (5 faktur) | Tak | Nie | Pełna księgowość online |
| iFirma | ~39 zł/mies. | Podstawowy | Nie | Samozatrudnieni z potrzebą wsparcia podatkowego |
| Aplikacja MF | 0 zł | Tak (wyłącznie) | Nie | Minimum — tylko KSeF, nic więcej |
Kryteria oceny
Przy porównaniu wzięliśmy pod uwagę 7 obszarów:
- Jakość integracji z KSeF — czy KSeF jest pełny (wysyłanie i odbieranie), czy tylko wysyłka? Czy działa stabilnie?
- Cennik — koszt dla firmy wystawiającej 10–50 faktur miesięcznie.
- Łatwość obsługi — czas potrzebny do wystawienia pierwszej faktury bez szkolenia.
- Automatyczne przypomnienia o płatnościach — kluczowe dla firm z opóźniającymi się klientami.
- Wielowalutowość — czy obsługuje faktury w EUR/USD?
- API i integracje — dla firm z własnym systemem ERP lub e-commerce.
- Wsparcie techniczne — jakość i dostępność pomocy.
Szukasz darmowego programu do faktur z pełną obsługą KSeF? Przeczytaj nasz kompletny poradnik o darmowych programach do faktur z KSeF, gdzie omawiamy kryteria wyboru i modele cenowe szczegółowo.
1. Terminovo
Terminovo to relatywnie nowe narzędzie na polskim rynku, które łączy darmowe fakturowanie z KSeF z automatycznym odzyskiwaniem należności — czymś, czego żaden inny program w tym zestawieniu nie oferuje w jednym miejscu.
Plusy:
- Darmowy plan z pełną obsługą KSeF (wysyłanie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych),
- Automatyczne sekwencje przypomnień o niezapłaconych fakturach — e-mail i SMS — bez ręcznego działania,
- Moduł miękkiej windykacji: klient może zadeklarować termin zapłaty, system wstrzymuje przypomnienia,
- Przejrzysty interfejs, krótka krzywa uczenia,
- Obsługa wielowalutowości (EUR, USD, GBP).
Minusy:
- Nowszy produkt — mniejsza społeczność użytkowników i mniej integracji z niszowymi systemami ERP,
- Brak natywnej aplikacji mobilnej (responsywna wersja webowa działa poprawnie na telefonie, ale to nie to samo co dedykowana aplikacja),
- Moduł księgowości pełnej niedostępny — Terminovo to narzędzie do fakturowania i windykacji, nie do JPK ani rozliczeń podatkowych.
Dla kogo: Firmy B2B, które mają problem z opóźnionymi płatnościami i chcą jedno narzędzie do fakturowania + odzyskiwania należności. Szczególnie polecane firmom transportowym, agencjom, firmom usługowym i freelancerom z wieloma klientami.
2. Fakturownia
Fakturownia to jeden z najpopularniejszych programów do fakturowania w Polsce — działa od lat i zbudował silną bazę użytkowników. Obsługuje KSeF, ma aplikację mobilną i szerokie możliwości integracji.
Plusy:
- Dojrzały produkt z bogatą bazą integracji (WooCommerce, BaseLinker, Allegro i inne),
- Aplikacja mobilna na iOS i Android,
- Obsługa KSeF — wysyłka i odbiór,
- Możliwość prowadzenia wielu firm z jednego konta,
- Podstawowe przypomnienia o niezapłaconych fakturach.
Minusy:
- Płatne plany zaczynają się od ok. 49 zł/mies. — bezpłatna wersja jest bardzo ograniczona,
- Brak modułu automatycznego odzyskiwania należności — przypomnienia są ręczne lub wymagają dodatkowej konfiguracji,
- Dla większych firm cena rośnie szybko (liczba faktur, użytkownicy, integracje mogą wymagać wyższego planu).
Dla kogo: Średnie firmy, które potrzebują sprawdzonego narzędzia z szeroką gamą integracji i nie mają palącego problemu z odzyskiwaniem należności.
3. inFakt
inFakt to popularne narzędzie wśród freelancerów i jednoosobowych działalności gospodarczych. Łączy fakturowanie z uproszczoną księgowością i rozliczeniami podatkowymi.
Plusy:
- Kompleksowe podejście: faktury + KPiR + rozliczenia PIT/VAT w jednym miejscu,
- Duża społeczność, dobre materiały edukacyjne,
- Obsługa KSeF (podstawowa — wysyłka).
Minusy:
- Cena: plany z pełną funkcjonalnością od ok. 69 zł/mies. — drogie dla firmy potrzebującej tylko fakturowania,
- Multi-user: dodatkowi użytkownicy znacząco podnoszą koszt,
- Brak automatycznych przypomnień o niezapłaconych fakturach — żadnych,
- Integracja z KSeF oceniana przez użytkowników jako podstawowa.
Dla kogo: JDG i freelancerzy, którzy chcą jedno narzędzie do fakturowania i rozliczeń podatkowych, i nie mają dużej liczby klientów z opóźnieniami.
4. wFirma
wFirma to rozbudowany system księgowo-fakturujący, który oferuje pełną obsługę księgową online — od faktur po deklaracje podatkowe i JPK. Jest popularny wśród małych firm prowadzących pełną księgowość samodzielnie lub z biurem rachunkowym.
Plusy:
- Pełna księgowość online: faktury, KPiR, ryczałt, pełna księga, JPK, deklaracje,
- Obsługa KSeF — wysyłka i odbiór,
- Darmowy plan obejmuje do 5 faktur miesięcznie — dobry start dla bardzo małych firm.
Minusy:
- Interfejs wizualnie przestarzały — przyzwyczajenie się wymaga czasu,
- Plan darmowy bardzo ograniczony (5 faktur) — w praktyce większość firm szybko przechodzi na płatny,
- Brak automatycznych przypomnień o niezapłaconych fakturach,
- Aplikacja mobilna o ograniczonej funkcjonalności.
Dla kogo: Firmy, które chcą prowadzić pełną księgowość online samodzielnie i potrzebują jednego narzędzia do wszystkich obowiązków fiskalnych.
5. iFirma
iFirma to narzędzie skierowane przede wszystkim do samozatrudnionych i małych firm, które chcą połączyć fakturowanie z dostępem do wsparcia doradcy podatkowego online.
Plusy:
- Wsparcie doradcy podatkowego w ramach abonamentu — wyróżnik na tle konkurencji,
- Stosunkowo przystępna cena (od ok. 39 zł/mies.),
- Obsługa faktur w wielu walutach.
Minusy:
- Integracja z KSeF oceniana jako podstawowa — brak pełnego odbierania faktur ustrukturyzowanych,
- Brak automatycznych przypomnień o niezapłaconych fakturach,
- Interfejs mniej intuicyjny niż u liderów rynku,
- Słabsze możliwości integracji z zewnętrznymi systemami.
Dla kogo: Samozatrudnieni i małe JDG, którym zależy na dostępie do doradcy podatkowego i nie mają skomplikowanego procesu fakturowania.
6. Aplikacja Podatnika (MF)
Aplikacja Podatnika to oficjalne, rządowe narzędzie udostępnione przez Ministerstwo Finansów. Jest bezpłatna, oficjalna i — trzeba to powiedzieć wprost — skrajnie minimalistyczna.
Plusy:
- Całkowicie bezpłatna,
- Oficjalna integracja z KSeF — bezpośrednio z systemu rządowego,
- Brak ryzyka zakłóceń w działaniu KSeF (narzędzie i system to jeden dostawca).
Minusy:
- Brak jakichkolwiek przypomnień o niezapłaconych fakturach,
- Brak śledzenia statusu płatności,
- Brak raportowania i analityki,
- Interfejs bardzo prosty — wystawienie faktury to maksimum funkcjonalności,
- Brak integracji z jakimkolwiek zewnętrznym systemem.
Dla kogo: Firmy, które potrzebują absolutnego minimum compliance z KSeF i nie wymagają żadnych funkcji zarządzania finansami.
Podsumowanie — które narzędzie dla kogo?
| Sytuacja | Rekomendacja |
|---|---|
| Firma B2B z problemem opóźnionych płatności | Terminovo — jedyne narzędzie z automatyczną windykacją miękką |
| Średnia firma potrzebująca bogatych integracji | Fakturownia — sprawdzony, dojrzały produkt |
| JDG / freelancer chcący jedno narzędzie do faktur i podatków | inFakt — kompleksowe, choć droższe |
| Firma prowadząca pełną księgowość online | wFirma — najszerszy zakres księgowy |
| Samozatrudniony potrzebujący doradcy podatkowego | iFirma — unikalne wsparcie podatkowe |
| Minimum — tylko KSeF, zero funkcji dodatkowych | Aplikacja MF — darmowa, oficjalna, bez niczego więcej |
Jeśli Twoje główne wyzwanie to nie samo wystawianie faktur, ale skuteczne odzyskiwanie należności — Terminovo jest jedynym narzędziem w tym zestawieniu, które łączy fakturowanie z KSeF z automatycznymi przypomnieniami i miękką windykacją. Możesz zacząć bezpłatnie i sprawdzić, jak działa w praktyce.
Magdalena Peberdy - Van Muylem
Head of Marketing w Terminovo. Odpowiada za strategię komunikacji i pozycjonowanie produktu na polskim rynku B2B.
Tagi
Nie wiesz, czy jesteś gotowy?
Odpowiedz na 8 pytań i sprawdź swoją gotowość na obowiązkowy KSeF, z konkretnymi wskazówkami, co zrobić dalej.
Podobne artykuły
Najlepszy program do faktur 2026
Porównanie 7 najlepszych programów do faktur w 2026: Terminovo, Fakturownia, InFakt, wFirma, iFirma, Faktura.pl, Symfonia. KSeF, windykacja, ceny.
Fakturownia: recenzja i migracja 2026
Szczegółowa recenzja Fakturowni: mocne strony, ograniczenia w odzyskiwaniu płatności i jak bezproblemowo przejść na system z automatycznym KSeF.
inFakt - recenzja i przewodnik migracji 2026
Szczegółowa recenzja inFakt: KSeF, JPK, biuro online - co robi dobrze, gdzie ma ograniczenia i jak przejść na narzędzie z automatycznymi przypomnieniami.