Najlepszy program do faktur 2026

Na co zwracać uwagę przy wyborze programu do faktur w 2026?

Rynek programów do faktur w Polsce jest zatłoczony - masz kilkadziesiąt opcji, od darmowych narzędzi dla JDG po zaawansowane ERP-y dla korporacji. Jak wybrać odpowiednie rozwiązanie dla swojej firmy?

Oto kluczowe kryteria, które powinieneś wziąć pod uwagę w 2026 roku:

1. Zgodność z KSeF (Krajowy System e-Faktur)

Od 1 lutego 2026 duże firmy (obrót > 200 mln zł) muszą wystawiać faktury wyłącznie przez KSeF. Od 1 kwietnia 2026 obowiązek objął MŚP, a mikroprzedsiębiorstwa dołączą od 1 stycznia 2027. To oznacza, że program, który wybierzesz, musi obsługiwać KSeF - inaczej po prostu nie będziesz mógł legalnie wystawiać faktur. Sprawdź, czy dostawca potwierdza integrację z KSeF i czy nie doliczają za to dodatkowych opłat.

2. Windykacja i obsługa zaległych płatności

Co trzecia faktura B2B w Polsce jest opłacana po terminie. Jeśli Twój program nie ma wbudowanej funkcji automatycznych przypomnień, będziesz tracić godziny na ręczne wysyłanie maili i dzwonienie do dłużników. Sprawdź, czy program oferuje automatyczne przypomnienia, eskalację i wezwania do zapłaty. I co ważne - ile to kosztuje (abonament? prowizja? pay-per-use?).

3. Cena i model rozliczeń

Większość programów działa na zasadzie abonamentu - płacisz co miesiąc, niezależnie od tego, ile faktur wystawiasz. Dla firm z nieregularną sprzedażą (freelancerzy, agencje projektowe, sezonowe biznesy) to nieefektywne. Sprawdź, czy dostępny jest model pay-per-use - płacisz tylko za faktycznie wykorzystane funkcje.

4. Łatwość użycia

Jeśli program wymaga szkolenia, instrukcji obsługi i wsparcia technicznego przy każdej operacji - szukaj dalej. Dobre narzędzie powinno być intuicyjne od pierwszego logowania. Testuj wersje demo i czytaj opinie użytkowników.

5. Integracje

Czy program łączy się z Twoim systemem księgowym, CRM-em, platformą e-commerce? Jeśli prowadzisz sklep internetowy (WooCommerce, PrestaShop, Shopify), automatyczna integracja zaoszczędzi Ci godziny ręcznego przepisywania danych.

6. Wsparcie i rozwój

Sprawdź, czy dostawca regularnie aktualizuje program (szczególnie ważne przy zmianach przepisów, jak KSeF). Czy oferuje wsparcie techniczne po polsku? Czy odpowiada szybko na zgłoszenia?

Poniżej znajdziesz szczegółowe porównanie 7 najpopularniejszych programów do faktur w Polsce - z uwzględnieniem wszystkich powyższych kryteriów.

1. Terminovo: KSeF + windykacja w jednym

Dla kogo: małe i średnie firmy B2B, które chcą jednego narzędzia do fakturowania i automatycznego odzyskiwania należności - bez abonamentów i prowizji.

Kluczowe funkcje:

• Darmowe faktury KSeF - wystawianie, wysyłka, archiwizacja w pełnej zgodności z nowymi przepisami. Bez limitów, bez opłat.
• Automatyczna windykacja polubowna - system sam wykrywa przeterminowane faktury i wysyła przypomnienia (uprzejme, stanowcze, formalne wezwanie). Ty dostajesz powiadomienie o każdej akcji.
• Przejrzyste plany - Starter od 49 zł/mies. (przypomnienia dla 15 klientów), Professional 119 zł/mies. (dla 75 klientów). Brak prowizji od odzyskanych kwot, brak ukrytych opłat.
• Proste, intuicyjne UI - założenie konta i wystawienie pierwszej faktury zajmuje dosłownie 5 minut.
• Dedykowane dla B2B - żadnych niepotrzebnych funkcji typu magazyn, e-commerce, pełna księgowość. Tylko to, czego naprawdę potrzebujesz: faktury + windykacja.

Cena:

• Wystawianie faktur przez KSeF: 0 zł (plan Free)
• Automatyczna windykacja: od 49 zł/mies. (Starter)
• Professional: 119 zł/mies. (przypomnienia dla 75 klientów)

Dla kogo NIE: Jeśli potrzebujesz pełnej księgowości, magazynu, integracji z 20 systemami czy API dla deweloperów - Terminovo może być za prosty. W takim przypadku lepiej sprawdzą się Fakturownia lub wFirma.

Podsumowanie: Terminovo to najlepszy wybór dla firm, które wystawiają faktury B2B i chcą automatycznie odzyskiwać zaległe należności. Darmowe KSeF + windykacja od 49 zł/mies. = najprostsze rozwiązanie na rynku.

Zobacz pełny cennik Terminovo i porównanie z konkurencją.

2. Fakturownia: dla firm potrzebujących API

Dla kogo: firmy z dużą liczbą faktur, potrzebujące zaawansowanych integracji (API, Zapier, WooCommerce, PrestaShop) i pełnej kontroli nad automatyzacją.

Kluczowe funkcje:

• Potężne API - możesz zintegrować Fakturownię z CRM-em, e-commerce, ERP-em
• Zaawansowane automatyzacje (faktury cykliczne, automatyczne maile)
• Moduł windykacji (płatny dodatek - 30 zł/mies.)
• KSeF - zgodność potwierdzona, ale niektóre plany wymagają dopłaty
• Magazyn, zamówienia, oferty, CRM - pełen ekosystem dla e-commerce

Cena:

• Plan Start: 29 zł/mies. (limit faktur, bez API)
• Plan Plus: 79 zł/mies. (więcej faktur, API)
• Windykacja: +30 zł/mies.
• KSeF: na wyższych planach (lub dopłata)

Podsumowanie: Fakturownia to dobry wybór, jeśli prowadzisz sklep internetowy lub potrzebujesz zaawansowanych integracji. Minusy: wysoki koszt (zwłaszcza z modułem windykacji) i skomplikowany interfejs. Dla małej firmy B2B może być przesadą.

Porównanie Terminovo vs Fakturownia - szczegółowa analiza. Przeczytaj też Fakturownia - opinie, ceny i alternatywy 2026.

3. InFakt: dla JDG z księgową

Dla kogo: jednoosobowe działalności gospodarcze i mikrofirmy, które potrzebują prostego programu do faktur + opcjonalna współpraca z biurem rachunkowym.

Kluczowe funkcje:

• Bardzo prosty interfejs - idealny dla osób bez doświadczenia w księgowości
• Współpraca z księgową (dostęp dla biura rachunkowego)
• KSeF - integracja w podstawowym planie
• Automatyczne maile z fakturami
• Brak modułu windykacji - musisz sam wysyłać przypomnienia lub kupić dodatek

Cena:

• Plan podstawowy: 39 zł/mies.
• Plan rozszerzony: 79 zł/mies. (więcej funkcji, współpraca z księgową)
• Windykacja: brak w podstawowym planie (musisz dokupić integrację z zewnętrznym narzędziem)

Podsumowanie: InFakt to dobra opcja dla JDG, które potrzebują prostego narzędzia do wystawiania faktur i współpracy z biurem rachunkowym. Ale jeśli chcesz automatyzować windykację, będziesz musiał dokupić dodatkowe narzędzia - co podnosi koszt.

Porównanie Terminovo vs InFakt. Przeczytaj też InFakt - opinie, ceny i alternatywy 2026.

4. wFirma: dla pełnej księgowości

Dla kogo: firmy potrzebujące nie tylko faktur, ale całej księgowości: rejestr VAT, JPK, deklaracje, kadry, płace.

Kluczowe funkcje:

• Pełna księgowość online (rejestr VAT, JPK_V7, deklaracje PIT, CIT)
• Kadry i płace (umowy, listy płac, ZUS)
• Faktury + KSeF
• Moduł windykacji (płatny dodatek - 49 zł/mies.)
• Integracje z bankami (automatyczne pobieranie wyciągów)

Cena:

• Plan Start: 49 zł/mies. (tylko faktury)
• Plan Standard: 89 zł/mies. (faktury + księgowość)
• Plan Premium: 149 zł/mies. (faktury + księgowość + kadry)
• Windykacja: +49 zł/mies.

Podsumowanie: wFirma to solidny wybór, jeśli chcesz mieć wszystko w jednym miejscu - faktury, księgowość, kadry. Ale jeśli potrzebujesz tylko faktur + windykacji, przepłacasz. Terminovo zrobi to za 0–30 zł/mies., podczas gdy wFirma z modułem windykacji to koszt 138 zł/mies.

Porównanie Terminovo vs wFirma. Przeczytaj też wFirma - opinie, ceny i alternatywy 2026.

5. iFirma: najtańsza opcja

Dla kogo: mikrofirmy i JDG szukające najtańszego programu do faktur z podstawową funkcjonalnością.

Kluczowe funkcje:

• Faktury + KSeF
• Prosty interfejs
• Podstawowa księgowość (rejestr VAT, JPK)
• Brak modułu windykacji - musisz sam przypominać klientom
• Niski koszt - najtańszy plan to 19 zł/mies.

Cena:

• Plan Start: 19 zł/mies. (limit 10 faktur/mies.)
• Plan Standard: 49 zł/mies. (więcej faktur, więcej funkcji)
• Windykacja: brak

Podsumowanie: iFirma to dobra opcja, jeśli wystawiasz niewiele faktur (do 10/mies.) i nie potrzebujesz automatycznej windykacji. Ale jeśli masz więcej faktur lub chcesz automatyzować przypomnienia, Terminovo będzie wygodniejszy (0 zł za faktury KSeF, windykacja od 49 zł/mies.).

Porównanie Terminovo vs iFirma. Przeczytaj też iFirma - opinie, ceny i alternatywy 2026.

6. Faktura.pl: z ludzką windykacją

Dla kogo: firmy, które chcą outsourcować windykację - nie tylko automatyczne przypomnienia, ale faktyczne rozmowy telefoniczne z dłużnikami.

Kluczowe funkcje:

• Faktury + KSeF
• Automatyczne przypomnienia mailowe
• Ludzka windykacja telefoniczna (płatna opcja - konsultanci dzwonią do Twoich dłużników)
• Integracja z Allegro, WooCommerce, BaseLinker

Cena:

• Plan podstawowy: 39 zł/mies.
• Windykacja automatyczna (mail/SMS): 79 zł/mies.
• Windykacja telefoniczna: od 199 zł/mies. + prowizja od odzyskanych kwot

Podsumowanie: Faktura.pl to dobry wybór, jeśli chcesz całkowicie zdjąć z siebie ciężar windykacji - konsultanci zadzwonią za Ciebie. Ale koszt jest wysoki (199 zł/mies. + prowizja). Jeśli wystarczą Ci automatyczne przypomnienia, Terminovo zrobi to za ułamek ceny (od 49 zł/mies.).

Porównanie Terminovo vs Faktura.pl.

7. Symfonia: dla większych firm

Dla kogo: średnie i większe firmy potrzebujące zaawansowanego ERP-u (magazyn, produkcja, logistyka, finanse, kadry) - nie tylko faktur.

Kluczowe funkcje:

• Pełny ERP (faktury, księgowość, kadry, magazyn, produkcja, CRM)
• KSeF - pełna integracja
• Dedykowane wdrożenie i szkolenia
• Wsparcie techniczne i konsultacje
• Moduł windykacji dostępny jako dodatek

Cena:

• Plan podstawowy: od 300 zł/mies.
• Plan rozszerzony: od 600 zł/mies.
• Wdrożenie: kilka tysięcy złotych

Podsumowanie: Symfonia to poważne narzędzie dla firm z dużą liczbą procesów i pracowników. Jeśli masz małą lub średnią firmę i potrzebujesz tylko faktur + windykacji, Symfonia to zdecydowanie overkill. Terminovo załatwi to samo za ułamek kosztów.

Tabela porównawcza

Poniżej znajdziesz szybkie porównanie wszystkich 7 programów pod kątem najważniejszych kryteriów dla małych i średnich firm B2B.

Program	KSeF	Windykacja	Cena (mies.)	Model
Terminovo	✅ Darmowe	✅ Automatyczna (od 49 zł/mies.)	0 zł + pay-per-use	Bez abonamentu
Fakturownia	✅ Tak (wyższe plany)	✅ Moduł +30 zł/mies.	29–79 zł + 30 zł	Abonament
InFakt	✅ Tak	❌ Brak (integracje 3rd party)	39–79 zł	Abonament
wFirma	✅ Tak	✅ Moduł +49 zł/mies.	49–149 zł + 49 zł	Abonament
iFirma	✅ Tak	❌ Brak	19–49 zł	Abonament
Faktura.pl	✅ Tak	✅ Automatyczna (79 zł) + ludzka (199 zł)	39–199 zł + prowizja	Abonament + prowizja
Symfonia	✅ Tak	✅ Moduł (dodatkowo)	300–600+ zł	Abonament + wdrożenie

Podsumowanie - który program wybrać?

Jeśli szukasz najtańszego i najprostszego rozwiązania do faktur KSeF + automatycznej windykacji, wybierz Terminovo. Darmowe faktury KSeF, windykacja od 49 zł/mies., brak prowizji. To najprostsze rozwiązanie dla małych i średnich firm B2B.

Jeśli potrzebujesz zaawansowanych integracji (API, e-commerce), sprawdź Fakturownię - ale przygotuj się na wyższe koszty.

Jeśli jesteś JDG i współpracujesz z księgową, InFakt może być dobrym wyborem - pod warunkiem, że nie zależy Ci na automatycznej windykacji.

Jeśli chcesz pełnej księgowości + kadr + płac, rozważ wFirma - ale pamiętaj, że płacisz za funkcje, których możesz nie używać.

Jeśli wystawiasz bardzo mało faktur (do 10/mies.) i nie potrzebujesz windykacji, iFirma (19 zł/mies.) może wystarczyć.

Jeśli chcesz outsourcować windykację (ludzie dzwonią za Ciebie), Faktura.pl oferuje taką usługę - ale koszt jest wysoki.

Jeśli prowadzisz dużą firmę z magazynem, produkcją, zespołem 20+ osób, Symfonia to solidny ERP - ale to przesada dla małego biznesu.

Dla większości małych i średnich firm B2B najlepsza opcja to Terminovo - prosty, tani, skuteczny. Darmowe KSeF, automatyczna windykacja od 49 zł/mies., brak prowizji. Przetestuj sam i porównaj z konkurencją.

Zobacz cennik Terminovo i sprawdź, ile zaoszczędzisz. Porównaj szczegółowo z innymi programami na stronie porównanie programów do windykacji i fakturowania. A jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o KSeF i automatyzacji, przeczytaj nasz przewodnik po KSeF i automatycznym fakturowaniu.