Loading...
Loading...
Krajowy System e-Faktur (e-faktura)
KSeF (Krajowy System e-Faktur) to centralny, rządowy system elektronicznego fakturowania w Polsce, administrowany przez Ministerstwo Finansów. Od 2026 roku stanie się obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT.
Aktualizacja: 2026 — zgodnie z aktualnym harmonogramem wdrożenia KSeF.
Krajowy System e-Faktur
Ministerstwo Finansów RP
~2,5 mln podatników VAT
XML (schemat FA(2))
10 lat przez państwo
~10 sekund
KSeF (Krajowy System e-Faktur) to polska platforma rządowa do wystawiania, przesyłania i przechowywania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych w formacie XML. Dowiedz się więcej w naszym kompletnym przewodniku KSeF 2026.
System działa jako centralny hub, przez który przechodzą wszystkie faktury B2B w Polsce. Każda faktura otrzymuje unikalny numer KSeF i jest przechowywana przez państwo przez 10 lat.
1 lutego 2026
AktywnyDuże firmy + odbieranie
Firmy z obrotem >200 mln PLN muszą WYSTAWIAĆ faktury w KSeF. WSZYSTKIE firmy muszą być gotowe do ODBIERANIA faktur.
1 kwietnia 2026
AktywnyMałe i średnie firmy
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla firm z miesięczną sprzedażą >10 000 PLN.
1 stycznia 2027
Mikrofirmy + kary
Obowiązek dla mikroprzedsiębiorców (≤10k PLN/mies.). Rozpoczynają się kary finansowe do 100% VAT.
Wystawiaj faktury zgodne z KSeF i automatyzuj przypomnienia o płatnościach w jednym narzędziu. Za darmo.
Załóż darmowe konto| Cecha | Tradycyjne | KSeF |
|---|---|---|
| Format faktury | PDF, papier | XML (ustrukturyzowany) |
| Wysyłka | Email, poczta | Automatycznie przez API |
| Dowód doręczenia | Brak lub potwierdzenie | Oficjalne UPO |
| Archiwizacja | Własna (10 lat) | Państwowa (10 lat) |
| Weryfikacja autentyczności | Trudna | Natychmiastowa |
| Zwrot VAT | 60 dni | 40 dni |
| Status prawny | Dokument | Dokument urzędowy |
40 dni zamiast 60 — o 33% szybciej otrzymujesz pieniądze z urzędu.
Faktura w KSeF ma status dokumentu urzędowego. Dłużnik nie może twierdzić, że nie otrzymał faktury.
Nie musisz przechowywać faktur - robi to KSeF przez 10 lat. Koniec z segregatorami.
Faktury zakupowe automatycznie trafiają do Twojego systemu. Koniec z ręcznym przepisywaniem.
Profil Zaufany (bezpłatny na platformie login.gov.pl) lub kwalifikowany podpis elektroniczny to warunek korzystania z KSeF. Bez jednego z nich nie wystawisz e-faktury.
Twój program do faktur musi obsługiwać format FA(2) i komunikację z API KSeF. Terminovo oferuje tę integrację bezpłatnie — nawet na darmowym planie.
Ministerstwo Finansów udostępnia testowe środowisko KSeF (pre-produkcyjne). Wystaw kilka faktur testowych, sprawdź numery KSeF i zweryfikuj poprawność danych.
Księgowość, sprzedaż i obsługa klienta muszą rozumieć, czym jest numer KSeF faktury, jak wygląda proces wystawiania i co zmienia się w archiwizacji dokumentów.
Po pomyślnych testach przełącz się na środowisko produkcyjne. Od tego momentu każda wystawiona faktura trafia bezpośrednio do Krajowego Systemu e-Faktur.
Obowiązek korzystania z KSeF nie dotyczy wszystkich podmiotów i wszystkich transakcji.
Paragony fiskalne i faktury uproszczone (do 450 PLN) nie muszą trafiać do KSeF.
Faktury wystawiane osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej — konsument nie musi mieć konta w KSeF.
Firmy nieposiadające siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce nie podlegają obowiązkowi.
Faktury wystawiane na kasie rejestrującej (do 450 PLN lub 100 EUR) są zwolnione.
Od 2026 roku Ministerstwo Finansów może nakładać kary za niewystawianie faktur w KSeF.
Kary są naliczane za każdą fakturę wystawioną poza KSeF — mogą szybko się kumulować przy dużym wolumenie.
| Naruszenie | Kara |
|---|---|
| Niewystawienie faktury w KSeF | Do 100% kwoty podatku VAT na fakturze, max 4 500 PLN za fakturę |
| Wystawienie faktury niezgodnej ze schematem FA(2) | Do 100% kwoty podatku VAT na fakturze |
| Brak nadania numeru KSeF | Faktura uznana za niewystawioną — sankcje jak za brak faktury |
Tak. Od 1 lutego 2026 wszystkie firmy muszą odbierać faktury z KSeF. Od 1 kwietnia 2026 większość firm musi też wystawiać. Tylko mikrofirmy (≤10k PLN/mies.) mogą poczekać do stycznia 2027.
Do końca 2026 roku nie obowiązują kary. Od stycznia 2027 kary mogą wynosić do 100% kwoty VAT na fakturze. Dodatkowo faktura wystawiona poza KSeF może zostać zakwestionowana.
Tak. W trybie offline24 możesz wystawiać faktury bez połączenia z KSeF. Musisz je przesłać do systemu w ciągu następnego dnia roboczego.
Sam dostęp do KSeF jest bezpłatny. Koszt to oprogramowanie do integracji - od 0 PLN (Aplikacja Podatnika) do 30-200 PLN/mies. za profesjonalne rozwiązania jak Terminovo.
Po wdrożeniu obowiązkowego KSeF faktury papierowe i PDF nie będą uznawane za prawidłowe faktury VAT w obrocie B2B między podatnikami VAT w Polsce. Faktura papierowa wystawiona zamiast e-faktury KSeF będzie traktowana jako dokument niespełniający wymogów ustawowych. Wyjątki dotyczą transakcji B2C oraz przypadków wymienionych w przepisach o zwolnieniach.
KSeF radykalnie upraszcza archiwizację. Faktury wystawione i odebrane przez KSeF są przechowywane przez Ministerstwo Finansów przez 10 lat, co zwalnia firmę z obowiązku samodzielnego archiwizowania tych dokumentów. Nadal jednak należy przechowywać faktury spoza systemu (np. B2C, zagraniczne) we własnym zakresie. Archiwalne faktury można pobrać przez API lub panel KSeF.
Zasadniczo nie — faktury wystawiane podmiotom zagranicznym niemającym siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce są wyłączone z obowiązku KSeF. Możesz jednak dobrowolnie wystawiać takie faktury przez KSeF. Faktury eksportowe, WDT i usługi świadczone na rzecz zagranicznych kontrahentów pozostają poza zakresem obowiązku, choć przepisy warto każdorazowo weryfikować z doradcą podatkowym.
Każda faktura w KSeF otrzymuje unikalny numer KSeF oraz kod QR. Weryfikację można przeprowadzić przez stronę e-Urząd Skarbowy, API KSeF lub aplikację MF. Wystarczy podać numer KSeF lub zeskanować kod QR, aby potwierdzić, że faktura jest autentyczna i nie była modyfikowana po wystawieniu. To eliminuje ryzyko fałszywych faktur w obrocie B2B.
Numer KSeF to unikalny identyfikator nadawany każdej fakturze w momencie jej przyjęcia przez Krajowy System e-Faktur. Składa się z numeru NIP wystawcy, daty oraz ciągu znaków potwierdzających rejestrację dokumentu w systemie. Numer KSeF stanowi niepodważalny dowód wystawienia i doręczenia faktury — warto podawać go w tytule przelewu, aby automatycznie powiązać płatność z konkretną fakturą.
System KSeF (Krajowy System e-Faktur) to centralna platforma teleinformatyczna Ministerstwa Finansów, przez którą przechodzą wszystkie ustrukturyzowane faktury B2B w Polsce. Wystawca przesyła fakturę w formacie XML (schemat FA(2)), system ją waliduje, nadaje numer KSeF i przechowuje przez 10 lat. Nabywca odbiera identyczną, kanoniczną wersję dokumentu bezpośrednio z systemu — bez e-maila i bez ryzyka zagubienia.
KSeF w Polsce wchodzi w życie etapami w 2026 roku. Od 1 lutego 2026 duże firmy (obrót >200 mln PLN) muszą wystawiać faktury w KSeF, a wszystkie firmy muszą być gotowe do ich odbierania. Od 1 kwietnia 2026 obowiązek obejmuje małe i średnie firmy (sprzedaż >10 000 PLN/mies.). Mikrofirmy dołączają od 1 stycznia 2027, kiedy zaczynają obowiązywać również kary finansowe.
Krok po kroku jak wdrożyć KSeF w firmie
Porównaj plany od 0 zł/miesiąc
Rozwiązanie dla jednoosobowych firm
Odpowiedzi na najczęstsze pytania
Wystawiaj e-faktury przez KSeF za darmo z Terminovo.
Sprawdź, czy Twoja firma jest gotowa na obowiązkowy KSeF.
Czym jest e-faktura i jakie przepisy ją regulują
Wystawiaj faktury KSeF za 0 zł miesięcznie
Oblicz odsetki za opóźnienie w płatności
Fakturowanie KSeF + automatyczne przypomnienia AI w jednym. Wypróbuj Terminovo za darmo i bądź gotowy na 2026.