Wezwanie do zapłaty — darmowy generator gotowych wezwań

Jak dobrać ton wezwania do etapu opóźnienia?

Uprzejme (dzień 1–3): Zakładaj nieomylnie dobrą wiarę - faktura mogła przepaść. Krótka, rzeczowa informacja o zaległości bez sugestii winy.
Stanowcze (dzień 7–14): Wyraźnie wskaż, że brak zapłaty rodzi odsetki i rekompensatę. Podaj konkretny termin i numer rachunku.
Przedsądowe (dzień 14–30): Poinformuj, że sprawa trafi do sądu jeśli płatność nie wpłynie w ciągu 7 dni. To ostatni krok przed postępowaniem.

Więcej o procedurze formalnej: Wezwanie do zapłaty - przewodnik. Aby policzyć odsetki: Kalkulator odsetek.

Podstawa prawna wezwania do zapłaty

Wezwanie do zapłaty ma konkretne umocowanie w polskim prawie — zarówno w Kodeksie cywilnym, jak i w ustawie o transakcjach handlowych.

Art. 455 KC — wezwanie tworzy wymagalność roszczenia: nawet gdy faktura nie zawiera terminu płatności, dłużnik popada w opóźnienie od chwili jego doręczenia.
Odsetki biegną od daty wezwania — precyzyjnie wyznacza punkt startowy dla naliczania odsetek ustawowych za opóźnienie.
Ustawa z 8 marca 2013 r. przyznaje odsetki automatycznie — bez odrębnego wezwania, od dnia następnego po terminie płatności wskazanym na fakturze.
Ryczałtowa rekompensata 40 / 70 / 100 EUR przysługuje z mocy prawa w zależności od wartości roszczenia — wezwanie jej nie warunkuje, ale dokumentuje.
Kluczowy dowód sądowy — wezwanie formalizuje datę zgłoszenia roszczenia i często wystarcza, by skłonić dłużnika do dobrowolnej zapłaty bez wchodzenia na drogę sądową.

Terminovo automatyzuje cały ten proces — od pierwszego przypomnienia do formalnego wezwania. Zacznij za darmo →

Obowiązkowe elementy skutecznego wezwania do zapłaty

Dane stron: Pełna nazwa firmy, adres siedziby i numer NIP zarówno wierzyciela (wystawiającego wezwanie), jak i dłużnika. Niekompletne dane utrudniają identyfikację stron i mogą osłabić moc dowodową dokumentu.
Szczegóły roszczenia: Numer faktury, data jej wystawienia, pierwotna kwota należności oraz wyliczone odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych. Jeśli roszczenie przekracza odpowiedni próg, wskaż należną ryczałtową rekompensatę (40, 70 lub 100 EUR).
Termin zapłaty: Wyraźnie określony termin, w którym dłużnik ma uregulować należność — zazwyczaj 7 lub 14 dni od daty doręczenia wezwania. Termin powinien być konkretny i jednoznaczny, np. „do dnia 30 maja 2025 r.".
Numer rachunku bankowego: Pełny numer konta bankowego, nazwa banku oraz sugerowany tytuł przelewu (np. „Zapłata za fakturę FV/123/2025"). Ułatwia to dłużnikowi dokonanie płatności bez zbędnej korespondencji.
Konsekwencje braku zapłaty: Wyraźne ostrzeżenie, że brak zapłaty w wyznaczonym terminie spowoduje skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego, co wygeneruje po stronie dłużnika dodatkowe koszty sądowe i koszty zastępstwa procesowego.

Wezwanie przedsądowe — ostatni krok przed sądem

Wezwanie przedsądowe to szczególna forma wezwania do zapłaty, która bezpośrednio zapowiada postępowanie sądowe — różni się od standardowego wezwania tonem, terminem i skutkami prawnymi.

Zapowiada skierowanie sprawy do sądu — ton jest bardziej formalny i jednoznaczny niż w zwykłym wezwaniu; dłużnik wie, że to ostateczna próba polubowna.
Krótki termin zapłaty — zazwyczaj 7 dni, co sygnalizuje powagę sytuacji i daje sądowi jasny punkt odniesienia.
Art. 187 §1 pkt 3 KPC — pozew musi zawierać informację o próbie pozasądowego rozwiązania sporu; wezwanie przedsądowe spełnia ten wymóg formalny.
Sądy traktują wezwanie jako dowód dobrej woli — potwierdza, że wierzyciel próbował zakończyć sprawę polubownie przed wniesieniem pozwu.
Brak wezwania może zaszkodzić — sąd może zażądać uzupełnienia pozwu lub negatywnie ocenić koszty procesu po stronie wierzyciela.

Zanim wyślesz wezwanie przedsądowe, sprawdź czy automatyczne przypomnienia Terminovo nie wystarczą. Zacznij za darmo →

Wezwanie do zapłaty wzór — przykładowy dokument

Poniższy wzór wezwania do zapłaty jest uniwersalnym dokumentem przystosowanym do polskich transakcji B2B. Możesz go dowolnie modyfikować — dostosuj dane stron, kwotę, numer faktury i termin płatności do swojej sytuacji. Wzór uwzględnia odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych oraz ryczałtową rekompensatę kosztów odzyskiwania należności.

[MIEJSCOWOŚĆ], [DATA WEZWANIA]

WEZWANIE DO ZAPŁATY

Wierzyciel (firma wystawiająca wezwanie):
[NAZWA FIRMY WIERZYCIELA]
[ADRES: ULICA, KOD POCZTOWY, MIEJSCOWOŚĆ]
NIP: [NIP WIERZYCIELA]

Dłużnik (firma, do której wezwanie jest kierowane):
[NAZWA FIRMY DŁUŻNIKA]
[ADRES: ULICA, KOD POCZTOWY, MIEJSCOWOŚĆ]
NIP: [NIP DŁUŻNIKA]

Dotyczy: Faktury VAT nr [NR FAKTURY] z dnia [DATA FAKTURY]

Wzywam Państwa do niezwłocznej zapłaty wymagalnej należności z tytułu faktury VAT nr [NR FAKTURY] z dnia [DATA FAKTURY], na kwotę:

  Kwota główna:                     [KWOTA] PLN
  Odsetki ustawowe za opóźnienie
  (od [DATA PŁATNOŚCI] do [DATA WEZWANIA]):  [KWOTA ODSETEK] PLN
  Rekompensata (art. 10 ust. 1 ustawy
  o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom): [40 / 70 / 100] EUR
  ─────────────────────────────────────────
  Łącznie:                          [KWOTA ŁĄCZNA] PLN

Termin płatności wskazany na fakturze upłynął [DATA PŁATNOŚCI]. Zgodnie z art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (Dz.U. 2023 poz. 1790 t.j.) naliczam odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych w wysokości [STAWKA]% w skali roku, liczone od dnia następnego po terminie płatności.

Ponadto, na podstawie art. 10 ust. 1 tej ustawy, należy mi się zryczałtowana rekompensata z tytułu kosztów odzyskiwania należności.

Wzywam do zapłaty całej kwoty w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wezwania na rachunek bankowy:

  [NAZWA BANKU]
  Nr rachunku: [NUMER KONTA]
  Tytuł przelewu: Faktura [NR FAKTURY]

W przypadku braku zapłaty w wyznaczonym terminie, sprawa zostanie skierowana na drogę postępowania sądowego, co spowoduje powstanie po Państwa stronie dodatkowych kosztów sądowych i zastępstwa procesowego.

Liczę na niezwłoczne uregulowanie należności.

Z poważaniem,

[IMIĘ I NAZWISKO]
[STANOWISKO]
[NAZWA FIRMY WIERZYCIELA]
[TELEFON / E-MAIL]

Powyższy wzór ma charakter informacyjny. Przed wysłaniem dostosuj go do okoliczności konkretnej transakcji, zweryfikuj dane stron, kwoty oraz obowiązującą stawkę odsetek. W razie wątpliwości skonsultuj się z radcą prawnym.

Najczęstsze pytania o wezwanie do zapłaty

Czy wezwanie musi być wysłane listem poleconym?▾

Nie - e-mail jest w pełni skuteczny prawnie. Jednak list polecony z potwierdzeniem odbioru jest silniejszym dowodem w sądzie, bo potwierdza datę doręczenia.

Czy generator wezwań jest darmowy?▾

Tak, generator jest całkowicie bezpłatny i nie wymaga rejestracji. Możesz wygenerować dowolną liczbę wezwań bez żadnych opłat.

Czym się różni wezwanie do zapłaty od przypomnienia?▾

Przypomnienie to nieformalna wiadomość - e-mail lub SMS. Wezwanie do zapłaty ma moc prawną: formalnie dokumentuje Twoje roszczenie i wyznacza termin na podstawie art. 455 Kodeksu cywilnego.

Czy wezwanie do zapłaty przerywa bieg przedawnienia?▾

Nie - bieg przedawnienia przerywa tylko złożenie pozwu do sądu lub wszczęcie mediacji. Wezwanie nie przerywa przedawnienia, ale formalnie dokumentuje Twoje roszczenie i datę jego zgłoszenia.

Kiedy wysłać wezwanie przedsądowe?▾

Zazwyczaj po 2–3 nieskutecznych przypomnieniach, czyli typowo 14–30 dni po terminie płatności. Wezwanie przedsądowe sygnalizuje poważność sytuacji i jest wymagane przez wiele sądów przed wniesieniem pozwu.

Powiązane strony