Nota odsetkowa: wzór, przykład i szablon 2026

TL;DR - Najważniejsze informacje

Klient nie zapłacił faktury w terminie? Masz prawo naliczyć odsetki i wystawić notę odsetkową. To Twoje ustawowe prawo - bezpłatne, proste i skuteczne.

• Podstawa prawna: Ustawa o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (Dz.U. 2013 poz. 403 ze zm.)
• Aktualna stopa odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych (2026): 15,75% w skali roku
• Od kiedy liczysz odsetki: Pierwszy dzień po upływie terminu płatności z faktury
• Nota odsetkowa ≠ wezwanie do zapłaty - to osobne dokumenty z innymi funkcjami

Co to jest nota odsetkowa?

Nota odsetkowa to dokument, w którym wierzyciel (Ty) informuje dłużnika o naliczonych odsetkach za opóźnienie w zapłacie. To żądanie zapłaty odsetek - odrębne od samej należności głównej. Pełne stawki i zasady znajdziesz w przewodniku po odsetkach ustawowych za opóźnienie. Jeśli dłużnik nadal nie reaguje, kolejnym krokiem jest formalne wezwanie do zapłaty.

Nota odsetkowa nie jest fakturą VAT. Nie podlega obowiązkowi KSeF. Wystawiasz ją poza systemem fakturowym - jako zwykły dokument księgowy lub pismo handlowe.

Nota odsetkowa a wezwanie do zapłaty - różnica

Dokument	Czego dotyczy	Kiedy wysyłać
Nota odsetkowa	Żądanie zapłaty samych odsetek	Gdy chcesz odzyskać odsetki za opóźnienie
Wezwanie do zapłaty	Żądanie zapłaty całej zaległej kwoty (należność + odsetki)	Gdy chcesz odzyskać całą kwotę faktury

W praktyce możesz wysłać oba naraz. Wezwanie do zapłaty odgrywa ważniejszą rolę w odzyskiwaniu należności - nota odsetkowa doprecyzowuje, ile wynoszą naliczone odsetki.

Podstawa prawna - kiedy masz prawo naliczyć odsetki?

Prawo do odsetek w transakcjach handlowych między przedsiębiorcami reguluje Ustawa z dnia 8 marca 2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych. Jej zapisy są korzystne dla wierzycieli:

• Odsetki naliczasz automatycznie - bez żadnego wezwania, od pierwszego dnia po terminie płatności
• Nie musisz udowadniać szkody - sama zwłoka wystarczy
• Minimalny termin płatności to 30 dni (jeśli strony nie ustaliły inaczej)
• Maksymalny termin płatności to 60 dni (chyba że umowa uzasadnia dłuższy termin - ale wtedy należy to wyraźnie uzasadnić)

Ważne: Prawo działa na Twoją korzyść od razu, ale odsetki możesz formalnie zażądać dopiero po wystawieniu noty odsetkowej.

Aktualne odsetki ustawowe w 2026 r.

Odsetki w transakcjach handlowych są ustalane dwa razy w roku przez Ministra Finansów. Na rok 2026 r. obowiązują następujące stawki. Szczegóły o ewentualnych zmianach znajdziesz w artykule: zmiany w odsetkach ustawowych 2026.

Rodzaj odsetek	Stopa procentowa	Podstawa
Odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych (dla podmiotów prywatnych)	15,75% rocznie	Stopa NBP 5,75% + 10 pp.
Odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych (gdy dłużnikiem jest podmiot publiczny)	13,75% rocznie	Stopa NBP 5,75% + 8 pp.
Odsetki ustawowe za opóźnienie (sprawy cywilne, nie transakcje handlowe)	12,75% rocznie	Stopa NBP 5,75% + 7 pp.

Uwaga: Stopa referencyjna NBP może się zmieniać. Zawsze sprawdzaj aktualną stawkę na stronie nbp.pl lub w obwieszczeniu Ministra Finansów przed wystawieniem noty.

Jak obliczyć odsetki - wzór krok po kroku

Obliczenie odsetek jest proste. Potrzebujesz trzech liczb: kwoty zaległości, liczby dni opóźnienia i obowiązującej stopy odsetek. Szczegółowy poradnik z przykładami: jak naliczyć odsetki od faktury.

Wzór na odsetki ustawowe za opóźnienie

Odsetki = Kwota zaległa × Stopa odsetek × (Liczba dni opóźnienia ÷ 365)

Przykład obliczenia - krok po kroku

Dane:

• Faktura na kwotę: 12 000 zł brutto
• Termin płatności: 15 stycznia 2026 r.
• Data zapłaty / wystawienia noty: 28 lutego 2026 r.
• Liczba dni opóźnienia: 44 dni (16 stycznia - 28 lutego)
• Obowiązująca stopa odsetek: 15,75% rocznie

Obliczenie:

12 000 zł × 15,75% × (44 ÷ 365) = 12 000 zł × 0,1575 × 0,1205 = 227,74 zł

Do faktury na 12 000 zł możesz wystawić notę odsetkową na kwotę 227,74 zł.

Ważna zasada przy wielu fakturach

Jeśli kontrahent ma kilka zaległych faktur, wystawiasz jedną notę odsetkową obejmującą wszystkie zaległości. Dla każdej faktury osobno wyliczasz odsetki i sumujesz.

Wzór noty odsetkowej - co musi zawierać

Nota odsetkowa nie jest fakturą, więc nie ma ustawowo narzuconego wzoru. Powinna jednak zawierać kilka niezbędnych elementów:

• Data wystawienia noty
• Dane wierzyciela - Twoja nazwa, adres, NIP
• Dane dłużnika - nazwa firmy, adres, NIP kontrahenta
• Numer dokumentu (dla własnej ewidencji)
• Podstawa prawna naliczenia odsetek (art. 7 ustawy o terminach zapłaty)
• Zestawienie zaległych faktur - numer faktury, kwota, termin płatności, liczba dni opóźnienia
• Obowiązująca stopa odsetek (np. 15,75% rocznie)
• Wyliczenie odsetek dla każdej faktury
• Łączna kwota odsetek do zapłaty
• Numer konta bankowego do wpłaty
• Termin płatności odsetek (zazwyczaj 7-14 dni)
• Podpis i pieczęć (opcjonalnie, ale warto)

Wygeneruj notę odsetkową automatycznie

Skorzystaj z generatora wezwań Terminovo, aby automatycznie wygenerować notę odsetkową z prawidłowo naliczonymi odsetkami. Wystarczy podać dane faktury — system sam wyliczy kwotę i przygotuje dokument do wysłania. Kwotę możesz też szybko sprawdzić w kalkulatorze odsetek ustawowych.

Jak wysłać notę odsetkową - praktyczne wskazówki

Forma wysyłki

Nota odsetkowa nie wymaga formy pisemnej - możesz wysłać ją e-mailem. Ważne jednak, żebyś mógł udowodnić, że kontrahent ją otrzymał.

• E-mail - wystarczający w większości przypadków. Zachowaj potwierdzenie wysłania.
• List polecony za potwierdzeniem odbioru - konieczny, jeśli planujesz dochodzenie roszczeń w sądzie
• E-mail + list polecony - najlepsze rozwiązanie przy większych kwotach

Kiedy wysłać notę odsetkową?

Możesz wysłać notę odsetkową:

• Zaraz po upłynięciu terminu - sygnalizujesz, że reagujesz szybko
• Przy wystawieniu wezwania do zapłaty - jako załącznik precyzujący odsetki
• Przed oddaniem sprawy do sądu lub firmy windykacyjnej - jako element dokumentacji

Nie ma ustawowego terminu, w którym musisz wystawić notę. Odsetki przedawniają się po trzech latach (termin biegu przedawnienia), więc masz czas - ale im szybciej wyślesz, tym większa szansa na dobrowolną zapłatę.

Najczęstsze pytania o noty odsetkowe

Czy muszę wystawiać notę, żeby mieć prawo do odsetek?

Nie. Prawo do odsetek przysługuje Ci automatycznie od dnia opóźnienia. Nota odsetkowa jest formalnym żądaniem zapłaty - bez niej kontrahent może twierdzić, że nie wiedział o roszczeniu.

Czy nota odsetkowa to koszt uzyskania przychodu dla dłużnika?

Tak - odsetki zapłacone z noty odsetkowej są kosztem uzyskania przychodu dla dłużnika. To argument, którym możesz się posłużyć w rozmowie: zapłacenie odsetek i rozliczenie ich kosztowo jest dla kontrahenta korzystniejsze niż dalsza zwłoka.

Co zrobić, gdy kontrahent odmawia zapłaty odsetek?

Masz dwie ścieżki:

1. Sąd - postępowanie uproszczone (dla roszczeń do 20 000 zł) lub elektroniczne postępowanie upominawcze (e-Sąd)
2. Firma windykacyjna - przekazujesz sprawę i nie zajmujesz się nią samodzielnie

Pamiętaj: wystawiona i wysłana nota odsetkowa to kluczowy dokument w każdym postępowaniu sądowym.

Czy nota odsetkowa idzie przez KSeF?

Nie. Nota odsetkowa nie jest fakturą VAT - nie ma obowiązku jej wysyłania przez Krajowy System e-Faktur (KSeF). Wystawiasz ją poza systemem, jako zwykły dokument handlowy.

Jak Terminovo automatyzuje naliczanie odsetek i wysyłanie przypomnień

Ręczne obliczanie odsetek dla wielu zaległych faktur jest żmudne i łatwo o błąd. Terminovo eliminuje tę pracę - system automatycznie śledzi terminy płatności i na bieżąco nalicza odsetki dla każdej faktury.

Oto jak to działa w praktyce:

1. Importujesz faktury - ręcznie lub przez integrację z KSeF
2. System automatycznie wykrywa opóźnienia - od pierwszego dnia po terminie
3. Terminovo wysyła przypomnienia do kontrahenta - e-mailem lub SMS-em, według ustawionego przez Ciebie harmonogramu
4. Odsetki są naliczane na bieżąco - zawsze z aktualną stawką ustawową
5. Generujesz notę odsetkową jednym kliknięciem - ze wszystkimi wymaganymi danymi

Zamiast pilnować dat w Excelu, Terminovo robi to za Ciebie. Klient dostaje przypomnienie zanim przeterminowanie przerodzi się w poważny problem.

Podsumowanie: Nota odsetkowa w 5 punktach

1. Prawo do odsetek masz automatycznie - od pierwszego dnia opóźnienia, bez żadnych formalności
2. Aktualna stawka w 2026 r.: 15,75% rocznie (transakcje handlowe między przedsiębiorcami)
3. Wzór obliczenia: Kwota × 15,75% × (dni opóźnienia ÷ 365)
4. Nota odsetkowa to formalne żądanie zapłaty - wyślij e-mailem lub listem poleconym
5. Terminovo nalicza odsetki i wysyła przypomnienia automatycznie - Ty się nie angażujesz

Wypróbuj Terminovo - zacznij odzyskiwać należności bez stresu

Automatyczne przypomnienia, naliczanie odsetek i generowanie not odsetkowych - wszystko w jednym miejscu. Terminovo działa od pierwszego dnia opóźnienia, zanim sprawa urośnie do poważnych rozmiarów.

Wypróbuj Terminovo bezpłatnie - pierwsze 14 dni gratis