Wezwanie do zapłaty — wzór, przepisy i kiedy je wysłać [2026]

Nie - polskie prawo nie nakłada na wierzyciela formalnego obowiązku wysłania wezwania przed złożeniem pozwu. Jednak art. 187 § 1 pkt 3 k.p.c. wymaga, aby w pozwie wskazać, czy podjęto próbę polubownego rozwiązania sporu. Brak wezwania nie blokuje postępowania, ale może niekorzystnie wpłynąć na ocenę sprawy przez sąd oraz na rozstrzygnięcie w kwestii kosztów procesu.

Standardowo wyznacza się termin 7 lub 14 dni od daty doręczenia wezwania. Termin 7 dni stosuje się zwykle przy wezwaniach przedsądowych, gdzie liczy się szybkość działania. Termin 14 dni jest częściej spotykany przy pierwszym formalnym wezwaniu - daje dłużnikowi rozsądny czas na reakcję i zebranie środków. Zbyt krótki termin (np. 2–3 dni) może zostać uznany za niewystarczający przez sąd.

Najskuteczniejsze jest wysłanie wezwania w dwóch kanałach jednocześnie: listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (co zapewnia dowód doręczenia) oraz e-mailem z prośbą o potwierdzenie odczytu. Sam e-mail może być kwestionowany jako dowód doręczenia, o ile nie dysponujesz potwierdzeniem odczytania lub wcześniejszą korespondencją potwierdzającą ten adres jako służbowy. List polecony jest trudniejszy do zakwestionowania w sądzie.

Jeśli dłużnik nie odpowiada i nie płaci po upływie wyznaczonego terminu, kolejnym krokiem jest skierowanie sprawy do sądu (np. w trybie upominawczym lub EPU - e-Sąd) albo zlecenie windykacji firmie zewnętrznej. Posiadanie dokumentacji - wezwań z potwierdzeniem doręczenia - znacznie przyspiesza i upraszcza postępowanie sądowe.

Tak. Na podstawie ustawy z 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych wierzyciel ma prawo do rekompensaty za koszty odzyskiwania należności w wysokości 40, 70 lub 100 euro (w zależności od wartości zobowiązania). Kwotę tę można uwzględnić bezpośrednio w wezwaniu do zapłaty jako odrębną pozycję.

Nota odsetkowa to dokument księgowy wystawiany przez wierzyciela w celu udokumentowania i obciążenia dłużnika naliczonymi odsetkami za opóźnienie. Wezwanie do zapłaty to natomiast pismo procesowo-windykacyjne - żądanie spłaty całości zobowiązania (kwota główna + odsetki + ewentualne koszty) w określonym terminie. Oba dokumenty mogą być wysyłane równocześnie lub nota odsetkowa może być załącznikiem do wezwania.

Tak, wezwanie do zapłaty można wysłać e-mailem, jednak wartość dowodowa takiego doręczenia jest niższa niż listu poleconego. E-mail będzie skuteczny jako dowód doręczenia, jeśli dysponujesz potwierdzeniem odczytania lub wcześniejszą korespondencją służbową na ten adres. Dla pełnej pewności prawnej zalecamy połączenie obu kanałów: e-mail do natychmiastowego kontaktu i list polecony jako dokumentacja sądowa. Wezwanie wysłane wyłącznie e-mailem może zostać zakwestionowane przez dłużnika, który podniesie argument braku doręczenia.

Wezwanie do zapłaty to szersze pojęcie — obejmuje każde formalne żądanie uregulowania zaległości, niezależnie od etapu windykacji. Wezwanie przedsądowe (lub ostateczne wezwanie do zapłaty) to szczególny rodzaj wezwania, wysyłany jako ostatni krok przed skierowaniem sprawy do sądu. Zawiera wyraźne ostrzeżenie o planowanym wszczęciu postępowania sądowego oraz określa ostateczny termin zapłaty, po którym wierzyciel faktycznie podejmuje kroki prawne. W praktyce każde wezwanie przedsądowe jest wezwaniem do zapłaty, ale nie każde wezwanie do zapłaty jest wezwaniem przedsądowym.

Samo wezwanie do zapłaty nie przerywa biegu przedawnienia w rozumieniu art. 123 Kodeksu cywilnego — przerwanie następuje przez czynność procesową (np. złożenie pozwu, zawezwanie do próby ugodowej) lub uznanie długu przez dłużnika. Wezwanie może jednak stanowić podstawę do uznania, że roszczenie nie było bierne, co ma znaczenie przy ocenie dobrej wiary stron. Jeśli zbliża się termin przedawnienia (dla roszczeń z działalności gospodarczej to 3 lata), nie zwlekaj z wezwaniem — złóż pozew lub zawezwij do próby ugodowej, które faktycznie przerywają bieg terminu.

Jeśli dłużnik kwestionuje zasadność roszczenia (np. twierdzi, że towar nie został dostarczony lub usługa była wadliwa), w wezwaniu do zapłaty nie należy modyfikować kwoty — to wierzyciel decyduje o wysokości roszczenia. Warto natomiast dołączyć do wezwania kopie dokumentów potwierdzających wykonanie zobowiązania: fakturę, protokół odbioru, umowę lub potwierdzenie dostawy. Jeśli dłużnik zgłasza reklamację, wyznacz równoległy termin na jej rozpatrzenie, nie rezygnując z terminu płatności. W przypadku faktycznego sporu co do zasadności roszczenia rozważ mediację lub postępowanie przed sądem, gdzie możliwe jest przeprowadzenie dowodów.

Tak, wezwanie do zapłaty można wysłać zarówno przedsiębiorcy (B2B), jak i osobie fizycznej nieprowadzącej działalności (B2C). W przypadku konsumenta należy jednak pamiętać, że przepisy o rekompensacie 40/70/100 EUR dotyczą wyłącznie transakcji handlowych między przedsiębiorcami — konsumentom nie przysługuje ta ryczałtowa kwota. Odsetki ustawowe za opóźnienie nalicza się według stawki ogólnej (nie handlowej), a ogólny termin przedawnienia roszczenia wynosi 6 lat. Ton wezwania wobec konsumenta powinien być dostosowany do wymogów ustawy o ochronie konsumentów.

Wezwanie do zapłaty w języku angielskim kieruje się zazwyczaj do zagranicznych kontrahentów z UE lub spoza niej. Dokument powinien zawierać te same elementy co polskie wezwanie: dane stron, numer faktury, kwotę, termin, numer konta i konsekwencje braku zapłaty. Warto wskazać właściwe prawo (np. prawo polskie zgodnie z klauzulą umowną) oraz język postępowania sądowego. Dla kontrahentów z UE można powołać się na Rozporządzenie Rzym I dotyczące prawa właściwego. Generator wezwań Terminovo umożliwia wygenerowanie dokumentu w języku angielskim z zachowaniem polskich wymogów prawnych.