Jak naliczyć odsetki od faktury

TL;DR — każdy to potrafi, zajmuje 5 minut

Naliczanie odsetek od nieopłaconej faktury nie wymaga wiedzy prawniczej ani rachunkowej. Potrzebujesz: kwoty faktury, daty wymagalności i informacji, czy Twój klient to firma (B2B) czy osoba prywatna (B2C). Resztę robi kalkulator lub prosty wzór. Ten poradnik przeprowadzi Cię przez cały proces — od sprawdzenia, czy masz prawo do odsetek, po wystawienie noty odsetkowej i dalsze kroki, jeśli klient nadal nie płaci.

Kiedy masz prawo naliczyć odsetki?

Prawo do odsetek za opóźnienie przysługuje Ci automatycznie — nie musisz tego zastrzegać w umowie ani na fakturze. Wystarczą trzy warunki:

• Wykonałeś usługę lub dostarczyłeś towar zgodnie z umową,
• Wystawiłeś i dostarczyłeś fakturę z określonym terminem płatności,
• Termin płatności minął i klient nadal nie zapłacił.

Podstawę prawną i szczegółowe wyjaśnienia, jakie rodzaje odsetek obowiązują w Polsce (handlowe, kapitałowe, za opóźnienie) oraz jaka jest stawka dla B2B i B2C, znajdziesz w poradniku o odsetkach ustawowych za opóźnienie. Tutaj skupiamy się na praktyce — jak to faktycznie policzyć.

Krok 1: Ustal, jaki rodzaj odsetek Ci przysługuje

Kluczowe pytanie: kto jest Twoim klientem?

• Klient to firma (B2B) — przysługują Ci odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych. W 2026 roku wynoszą 15,75% rocznie (stopa referencyjna NBP 5,75% + 10 pp). Możesz też żądać ryczałtowej rekompensaty za koszty odzyskiwania (40, 70 lub 100 EUR zależnie od kwoty faktury). Kompletny przewodnik po tej rekompensacie — kiedy przysługuje, jak ją naliczyć i jak dochodzić — znajdziesz w artykule: rekompensata 40 euro — przewodnik z kalkulatorem.
• Klient to osoba prywatna (B2C) — przysługują Ci odsetki ustawowe za opóźnienie (niższe), wynoszące 12,25% rocznie. Rekompensata 40/70/100 EUR dotyczy tylko transakcji B2B.
• Klient to podmiot publiczny (gmina, szpital, urząd) — obowiązują przepisy szczególne, w tym krótsze dopuszczalne terminy płatności (30 dni).

W zdecydowanej większości przypadków polskich firm małych i średnich — jeśli Twój klient to spółka, JDG lub inna firma — działasz w trybie B2B i stosujesz stawkę 15,75%.

Krok 2: Oblicz kwotę — 3 przykłady z życia

Wzór jest prosty: Odsetki = Kwota faktury × Stawka roczna × Liczba dni opóźnienia ÷ 365

Przykład 1: Freelancer — projekt graficzny, faktura 3 500 zł, 21 dni opóźnienia, klient B2B

Odsetki = 3 500 × 15,75% × 21 ÷ 365 ≈ 31,72 zł

Rekompensata za koszty odzyskiwania (faktura poniżej 5 000 zł): 40 EUR × kurs NBP.

Kwota niewielka, ale ryczałt 40 EUR to realny argument skłaniający klientów do szybszej zapłaty.

Przykład 2: Firma IT — wdrożenie systemu, faktura 28 000 zł, 45 dni opóźnienia, klient B2B

Odsetki = 28 000 × 15,75% × 45 ÷ 365 ≈ 543,70 zł

Rekompensata (faktura 5 000–50 000 zł): 70 EUR × kurs NBP.

Łącznie — doliczając kurs EUR np. 4,25 — Twoje roszczenie wzrasta o ok. 841 zł ponad wartość faktury. Warto o tym pamiętać.

Przykład 3: Usługa dla osoby prywatnej — remont, faktura 1 200 zł, 14 dni opóźnienia, B2C

Odsetki = 1 200 × 12,25% × 14 ÷ 365 ≈ 5,63 zł

Brak rekompensaty EUR (dotyczy tylko B2B). Odsetki są niskie, ale formalne wezwanie z ich uwzględnieniem nadal działa psychologicznie.

Nie chcesz liczyć ręcznie? Użyj kalkulatora odsetek ustawowych — wpisujesz kwotę, datę wymagalności i datę dzisiejszą, a kalkulator podaje gotowy wynik z rekompensatą.

Krok 3: Wystaw notę odsetkową

Nota odsetkowa to dokument, w którym formalnie informujesz klienta o naliczonych odsetkach. Nie jest to faktura (nie podlega VAT), ale powinna być wystawiona na papierze firmowym lub w systemie do fakturowania.

Co musi zawierać nota odsetkowa:

• Dane Twojej firmy i dane klienta (NIP, adres),
• Numer i datę faktury, której dotyczy,
• Kwotę główną faktury,
• Okres opóźnienia (od daty wymagalności do daty wystawienia noty),
• Zastosowaną stawkę odsetek i podstawę prawną,
• Obliczoną kwotę odsetek,
• Kwotę rekompensaty za koszty odzyskiwania (jeśli B2B),
• Łączną kwotę do zapłaty i termin płatności noty (zazwyczaj 7 dni),
• Numer rachunku bankowego.

Notę wyślij e-mailem (z potwierdzeniem dostarczenia) lub pocztą za potwierdzeniem odbioru.

Krok 4: Wyślij wezwanie do zapłaty

Nota odsetkowa to często część wezwania do zapłaty lub dokument towarzyszący. Jeśli jeszcze nie wysłałeś formalnego wezwania — to czas na ten krok. Wezwanie do zapłaty to dokument, który buduje Twoją pozycję prawną i jest wymagany przed skierowaniem sprawy do sądu.

Skorzystaj z generatora wezwań do zapłaty, żeby przygotować wezwanie z uwzględnieniem odsetek i rekompensaty w kilka minut.

Krok 5: Co jeśli klient nadal nie zapłaci?

Nota odsetkowa i wezwanie wysłane — cisza. Masz kilka opcji eskalacji:

1. Ostateczne wezwanie do zapłaty (przedsądowe) — wyraźnie informuje, że kierujesz sprawę do sądu. Często działa tam, gdzie poprzednie kroki zawiodły.
2. Elektroniczne postępowanie upominawcze (e-sąd) — dla wierzytelności do 20 000 zł możesz samodzielnie złożyć pozew online. Koszt to 1,25% wartości roszczenia (minimum 30 zł).
3. Mediacja gospodarcza — jeśli zależy Ci na relacji z klientem, mediator może pomóc wypracować ugodę, np. spłatę w ratach.

Pamiętaj — każdy dzień opóźnienia to wyższe odsetki. Działaj szybko. Szczegółowe informacje o stawkach, rodzajach odsetek i podstawach prawnych znajdziesz w poradniku o odsetkach ustawowych za opóźnienie.