Loading...
Loading...
KONTRAHENT NIE PŁACI FAKTURY
Termin minął, a pieniędzy nie widać. Wiemy, jak to wygląda — sprawdzasz konto co godzinę i nie wiesz, czy zadzwonić, czy czekać. Poniżej masz gotowy plan działania na najbliższe 10 minut: co napisać, kiedy naliczyć odsetki i kiedy sprawa przechodzi w ręce windykacji.
Zacznij za darmoKażdy krok ma swój moment. Eskalacja zbyt wczesna psuje relację, zbyt późna kosztuje Cię pieniądze. Trzymaj się tego harmonogramu.
Dzień 1–3
Najpierw sprawdź, czy faktura faktycznie doszła do właściwej osoby i czy dane na niej się zgadzają — błąd w numerze konta czy terminie płatności to częsty, niewinny powód zwłoki. Jeśli wszystko jest w porządku, wyślij jedno uprzejme przypomnienie e-mailem. Większość opóźnień to zapomnienie albo wewnętrzny proces akceptacji u klienta, nie zła wola — ton na tym etapie ma być rzeczowy, nie oskarżający.
Dzień 7
Brak reakcji po tygodniu to sygnał, żeby być bardziej konkretnym. Drugie przypomnienie powinno mieć stanowczy, ale wciąż spokojny ton — wskaż dokładną kwotę zaległości i wspomnij, że od dnia po terminie płatności naliczają się odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych. To nie groźba, to fakt, który klient powinien znać.
Dzień 14
Dwa tygodnie ciszy po terminie to moment na pierwszy dokument z realną wagą prawną. Wezwanie do zapłaty wskazuje dokładną kwotę należności głównej, naliczone odsetki i wyznacza ostateczny, krótki termin zapłaty. Do wezwania możesz dołączyć notę odsetkową i naliczyć rekompensatę za koszty odzyskiwania należności — 40, 70 lub 100 euro, zależnie od wartości transakcji (art. 10 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych).
Dzień 30+
Jeśli wezwanie nie przynosi efektu, przekaż sprawę do windykacji polubownej — to wciąż rozmowa, nie proces sądowy, ale prowadzi ją ktoś, kto robi to codziennie i ma na to czas. Sąd (w tym elektroniczne postępowanie upominawcze, EPU) zostaw na sam koniec — to droga dłuższa i bardziej kosztowna, sensowna głównie przy dużych kwotach i całkowitym braku kontaktu z dłużnikiem.
Każdy dzień zwłoki to konkretna kwota, nie tylko frustracja. Policzmy to na przykładzie.
Kwota faktury
10 000 zł
Dni opóźnienia
60 dni
Stawka
13,75%
odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych (B2B)
Wzór
10 000 zł × 13,75% ÷ 365 × 60 dni
226,03 zł
odsetek
70 euro
rekompensata za koszty odzyskiwania należności — faktura powyżej 5 000 zł kwalifikuje się do stawki 70 euro, nie 40 euro
To 226,03 zł odsetek plus 70 euro rekompensaty — pieniądze, które należą się Tobie z mocy prawa, niezależnie od tego, czy o nie poprosisz. Nie musisz ich „wynegocjować" — musisz je naliczyć.
Milczenie z Twojej strony nie jest neutralne — dla dłużnika to sygnał, że sprawa nie jest priorytetem. Im dłużej zwlekasz z pierwszym przypomnieniem, tym łatwiej klientowi odsunąć płatność na później.
Zapowiadanie sądu w pierwszym e-mailu po jednym dniu zwłoki działa odwrotnie do zamierzonego — brzmi jak przesada i psuje relację, którą być może będziesz jeszcze potrzebować.
Windykacja i sąd to koszt, czas i formalności. Większość faktur odzyskuje się na etapie przypomnień i wezwania — zostaw twardsze środki na sytuacje, w których naprawdę są potrzebne.
Przypomnienie raz w poniedziałek, raz po trzech tygodniach, bez konsekwentnego tonu — to wygląda na brak kontroli nad własnymi należnościami. Trzymaj się jednego, przewidywalnego harmonogramu.
Kroki 1–3 z planu wyżej można zautomatyzować, żeby nie trzeba było pamiętać o żadnej fakturze. Terminovo wysyła przypomnienia e-mailem i SMS-em według ustalonego harmonogramu, z eskalującym tonem — od uprzejmego po stanowczy — i dokumentuje każdy kontakt z klientem. Naliczanie odsetek ustawowych i generowanie wezwania do zapłaty są wbudowane w system, więc nie liczysz nic ręcznie. Zaczynasz za darmo, bez karty płatniczej.
Zacznij od sprawdzenia, czy faktura dotarła do właściwej osoby, a następnie wyślij uprzejme przypomnienie. Jeśli po tygodniu nic się nie zmieni, wyślij drugie przypomnienie ze wzmianką o odsetkach. Po dwóch tygodniach ciszy przechodzisz do formalnego wezwania do zapłaty z notą odsetkową i rekompensatą. Dopiero gdy to nie zadziała, warto rozważyć windykację polubowną lub drogę sądową.
W transakcjach handlowych między firmami (B2B) odsetki ustawowe za opóźnienie wynoszą obecnie 13,75% w skali roku. Jeśli dłużnikiem jest konsument, stosuje się niższą stawkę odsetek cywilnych — 9,25% w skali roku. Odsetki liczysz od dnia następującego po terminie płatności do dnia zapłaty.
Zwykle po dwóch przypomnieniach i braku reakcji — najczęściej to około 14 dni po terminie płatności. Wezwanie do zapłaty jest pierwszym dokumentem w tym procesie, który ma realną wagę prawną i wyznacza dłużnikowi ostateczny termin zapłaty przed dalszą eskalacją.
Tak, w transakcjach handlowych B2B rekompensata za koszty odzyskiwania należności przysługuje z mocy prawa, bez konieczności udowadniania poniesionych kosztów. Jej wysokość zależy od wartości transakcji: 40 euro do 5 000 zł, 70 euro przy fakturach od 5 001 do 50 000 zł, i 100 euro powyżej tej kwoty.
Gdy wezwanie do zapłaty nie przyniesie efektu, a dłużnik nie odpowiada lub odmawia zapłaty bez uzasadnienia. Windykacja polubowna ma sens jako krok pośredni — wciąż to rozmowa, nie proces sądowy. Sąd, w tym elektroniczne postępowanie upominawcze, zostaw na sytuacje z dużą kwotą i całkowitym brakiem kontaktu z dłużnikiem.
Trzymaj jeden, przewidywalny ton na każdym etapie — rzeczowy, nie oskarżający, z jasno wskazaną kwotą i terminem. Eskaluj stopniowo, nie przeskakuj od razu do gróźb, i unikaj chaotycznych, nieregularnych ponagleń — to one, nie stanowczość, najbardziej szkodzą relacji z klientem.
Terminovo wysyła przypomnienia automatycznie, nalicza odsetki i generuje wezwania za Ciebie. Zacznij za darmo, bez karty kredytowej.
Zacznij za darmo